Gonzalo Polanco, Director  Centro de Estudios Tributarios, Facultad de Economía y Negocios, Universidad de Chile, Diario El Mercurio

POR GONZALO POLANCO Z. Director ejecutivo Centro de Estudios Tributarios de la Universidad de Chile  Después de una exitosa puesta en marcha el 2002, con un plan piloto que incluía a ocho empresas, se empezó a masificar el uso de la factura electrónica en Chile.

La Ley 20.727 de 2014 estableció la obligatoriedad gradual de la factura electrónica en las empresas, incluyendo plazos diferenciados según tamaño de empresa y ubicación. De esta manera, desde el 1 de noviembre de 2014, las empresas "grandes" -es decir, con ingresos superiores a 100.000 UF- se incorporaron a este tipo de facturación, en un proceso no exento de problemas.

En vista que desde el 1 de agosto de este año las pymes situadas en localidades urbanas deberán entrar obligatoriamente al sistema, y posteriormente y de forma gradual todas las empresas del país, es importante informarse bien acerca de los cambios que trae este mecanismo, qué desafíos afrontan las empresas y cómo poder afrontarlos.

Lo cierto es que la facturación electrónica tiene muchos beneficios: se elimina el timbraje manual de facturas, lo que se traduce en ahorro de costos de traslado y de tiempo; se disminuye el riesgo de pérdida de documentos y se elimina el almacenamiento físico, lo que trae beneficios ambientales incluso; mejora los procesos internos en las empresas y el control de parte de la institución fiscalizadora respecto de las operaciones que se realizan.

Y hay más. Por estas razones cabe preguntarse por qué, siendo tan ventajoso, las empresas no han decidido anticiparse a la obligatoriedad de la facturación electrónica.

Uno de los principales motivos es el desconocimiento del tema. Muchas pymes a esta fecha todavía no tienen claro que pronto será una obligación para ellas el implementar la factura electrónica ni saben cómo funciona.

El SII ha realizado campañas de difusión y capacitación que han contribuido a aminorar el problema; sin embargo, es frecuente que quienes encabezan estas empresas quieran posponer el inicio del proceso de implementación. Existe, en definitiva, una barrera de adopción cultural: todavía hay quienes desconfían de la tecnología.

En su favor, sacan a colación las dificultades que tiene un sistema que, por ejemplo, no permite facturar antedatando las fechas, lo que genera más de una complicación para quienes estaban acostumbrados al sistema papel.

Barreras

Para la gran mayoría de las empresas el obstáculo más grande es la inversión que deben hacer en hardware y software necesarios para desarrollar adecuadamente sus procesos de negocios. Sin embargo, este cambio no debería ser tan oneroso como se piensa. Es necesario obtener un certificado digital o firma electrónica, por cada una de las personas encargadas del proceso de facturación en la empresa, que tienen una vigencia de hasta tres años, y cuyos precios parten en los $11.900.

Por otro lado, en cuanto al sistema de facturación propiamente tal, el SII ha dispuesto de una plataforma gratuita con ese propósito, destinado a las empresas de menor tamaño que cumplan con requisitos mínimos. Esta solución digital ha sido un gran avance y un verdadero alivio para muchas empresas que ya implementaron el sistema, ya que sólo necesitan un computador con internet. Tiene una interfaz sencilla y cumple con lo básico, además de un sistema contable completamente gratis.

En cuanto a los sistemas de facturación electrónica de mercado, hay mucha variedad, algunos a precios asequibles. Por supuesto, si se quiere optar por un sistema de facturación propio y ajustado a las necesidades específicas de un negocio, la inversión que se debe desarrollar podría ser mucho mayor.

Otra barrera a la adopción de la factura electrónica tiene que ver con la adaptación interna. Todos los encargados del proceso de adquisiciones, facturación, contabilidad y despacho deben estar enterados del cambio y cómo les afecta.

Sin duda, la elección del sistema de facturación electrónica tendrá impacto en los procesos de negocio de la organización y depende de quienes encabezan la empresa que difundan y capaciten a sus empleados.

Por ejemplo, la factura electrónica tiene asociada consigo la obligatoriedad de enviar al Servicio de Impuestos Internos mensualmente la Información Electrónica de Compras y Ventas (IECV) que reemplaza al libro de compras y ventas en papel. En él se registran no sólo los documentos electrónicos, sino también los documentos en papel que se reciben o que eventualmente puedan ser emitidos. Es esencial que quienes serán encargados de operar conozcan estas obligaciones.

Por todo lo anterior, es imperativo no dejar la implementación de la factura electrónica para el último momento. Es una decisión que repercute directamente en la manera de llevar el negocio, que puede conllevar desafíos, pero cuyas ventajas son mayores en el tiempo.


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